Obsługa bankowo-księgowa obejmuje:

  • Prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek wnoszonych na poczet tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej w sposób określony w uchwale Wspólnoty przy pomocy kont księgowych umożliwiających pełny obraz sytuacji finansowej Wspólnoty.
  • Sporządzanie wydruków zawiadomień o zmianie opłat w każdej sytuacji gdy ona następuje (zmiany stawek po zebraniu, w wyniku podwyżek kosztów kontrahentów, itp.).
  • Wystawianie not oraz faktur za lokale użytkowe, pożytki z nieruchomości wspólnej (reklam, najmu pomieszczeń części wspólnej, itp.)
  • Przygotowywanie danych do opracowania planu gospodarczego i ustalenia wysokości zaliczki na koszt utrzymania nieruchomości wspólnej oraz fundusz remontowy.
  • Przygotowywanie i rozliczanie mediów w lokalach mieszkalnych i użytkowych oraz przygotowywanie wydruków powiadomień (dotyczy właścicieli).
  • Sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego wraz z rozliczeniami dla lokali.
  • Obliczanie i realizacji zobowiązań finansowych wobec Urzędów Skarbowych i ZUS.
  • Przygotowywanie wezwań do zapłaty raz na kwartał, nadzór nad windykacją sądową.
  • Rozliczanie z właścicielami lokali opłat z tytułu kosztów utrzymania nieruchomości, kosztów zużytych mediów, funduszu na remonty i modernizacje, w tym:
    • rozliczanie zaliczek wnoszonych na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej i fundusz na remonty i modernizacje raz na 12 miesięcy
    • rozliczanie zaliczek wnoszonych na koszty zużytych mediów raz na 6 lub 12 miesięcy w zależności od częstotliwości zaakceptowanej przez Wspólnotę Mieszkaniową w formie uchwały
  • Wystawianie zaświadczeń o stanie konta, zaległościach oraz innych.
  • Przygotowywanie płatności do podpisu/autoryzacji.
  • Udzielanie informacji księgowych właścicielom w godzinach dyżurów telefonicznych oraz poprzez e-mail.
  • Organizacja okresowych spotkań informacyjnych z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej w biurze Zleceniobiorcy w zależności od potrzeb.
  • Ścisła współpraca z Zarządem Wspólnoty.
  • Dostęp przez WWW do strefy właściciela 24 h/ 7 dni w tygodniu Weles3:
    • przydzielanie każdemu właścicielowi lokalu indywidualnego loginu i hasła
    • udostępnianie właścicielom lokali informacji na temat obecnej wysokości opłat i bieżącego salda na indywidualnych kontach rozliczeniowych
    • udostępnianie Zarządowi Wspólnoty Mieszkaniowej pełnego wglądu do rozrachunków wszystkich właścicieli
  • Uczestnictwo w rocznych zebraniach sprawozdawczych.